SAP Intelligent RPA

Digital Hackathon

July 3^rd – July 9^th, 2020 – Robotisation d’un process d’envoi de colis

neosight, votre partenaire dans la transformation SAP et l’amélioration des processus, assure une veille constante sur la feuille de route SAP et les innovations que nous livre régulièrement l’éditeur. La robotisation des processus fait partie des sujets sur lesquels notre équipe investit.
C’est ce qui a conduit une équipe composée de consultants neosight et de notre maison-mère Axys à participer en juillet dernier à un Hackathon organisé par le SAP Co-Innovation Lab (COIL), dont nous retraçons le déroulement dans cet article.

La RPA, en bref…

La RPA (Robotic Process Automation) consiste à exécuter des processus avec une assistance humaine minimale. Parmi les processus métier les plus utilisés dans la RPA sont ceux liés aux domaines d’achat et de vente.

L’utilisation de la RPA offre de nombreux bénéfices :

• Réduction des coûts
• Amélioration de la qualité
• Stimulation de la productivité de l’entreprise
• Amélioration de la performance des employés

SAP Intelligent RPA est une solution qui permet d’automatiser les activités répétitives ou manuelles et contribue ainsi à réinventer et à optimiser les processus métier d’une entreprise, contribuant ainsi à améliorer l’expérience des utilisateurs en leur permettant de se focaliser sur les priorités essentielles de leur entreprise.
Selon une étude menée par HFS Research (avril 2020)¹, « À cause de la crise COVID-19 54% des grandes entreprises cherchent à augmenter leurs investissements dans le domaine de RPA (Robotic Process Automation) ».

Le Hackathon

Dans le but affiché de favoriser la compréhension et la prise en main de sa solution iRPA, SAP a organisé un Hackathon virtuel rassemblant neuf de ses partenaires en France. En trame de fond pour l’évènement, il s’agissait d’imaginer une solution susceptible d’aider des clients à relever des enjeux commerciaux actuels en créant un workflow automatisé à l’aide de SAP Intelligent RPA.

L’évènement s’est déroulé comme suit :

• Jour 1 : workshop de formation et de prise en main de l’outil.
• Jour 2 : définition et validation d’un business use case.
• Jour 3 et 4 : développement du workflow automatisé du use case proposé.
• Jour 5 : présentation finale du prototype.

Toutes les étapes ont été assistées par des experts SAP.

Notre équipe projet

Le groupe Axys a participé à cet événement avec une équipe hybride (#hAxysNeo) rassemblant des consultants de la filiale neosight et de la BU Finance.
Pour mener à bien et réussir notre projet RPA, nous avons distribué les rôles selon l’expérience de chacun des membres de l’équipe :

• RPA Project Manager : le chef de projet RPA est chargé de :
  • Gérer le processus de développement et de déploiement des workflows automatiques ;
  • Programmer les réunions récurrentes d’avancement et gérer les points en suspens ;
  • Anticiper les risques et les problèmes liés au cycle de vie du déploiement.

• Process Designer : c’est un business user qui comprend le processus métier existant. Ses principaux rôles :
  • Définir le cahier de charges d’un projet RPA ;
  • Exprimer les besoins métier et décrire le process métier avant l’automatisation (as-is process) ;
  • Décrire (high-level) le process attendu après l’application des règles d’automatisation (to-be process)

• Automation Architect : il est chargé d’implémenter le workflow d’automatisation. Ce rôle nécessite une expertise technique en développement ainsi qu’une connaissance approfondie de l’environnement RPA utilisé.

Le cas métier retenu par notre équipe

Le business case développé par l’équipe #hAxysNeo s’applique à toute PME et consiste à automatiser le flux de choix d’un service de livraison de colis :

• Comparer plusieurs services de livraison pour chaque colis.
• Proposer le meilleur service en se basant sur une règle métier.
• Créer une commande dans le site du fournisseur choisi pour chaque colis.
• Enregistrer la facture dans SAP.
• Notifier les utilisateurs finaux de la disponibilité des bordereaux d’envoi.

Les étapes automatisées dans notre workflow

Le flux d’automatisation que nous avons développé est de type ‘attended’. Il s’agit d’un robot qui joue le rôle d’un ‘assistant’ et collabore avec un utilisateur humain afin d’accomplir la tâche finale. Autrement dit, certaines parties du workflow nécessiteront une manipulation manuelle.

Le robot est constitué d’un ensemble d’étapes, automatiques et manuelles qui seront exécutées d’une manière séquentielle comme suit :

• L’utilisateur remplit les informations dans une application SAP FIORI (tâche manuelle)
• Le robot récupère le fichier excel contenant les colis à livrer (tâche automatique)
• Le formulaire fourni par chaque service de livraison est rempli et envoyé (tâche automatique)
• Le prix ainsi que la durée de livraison sont récupérés et stockés dans le fichier Excel (tâche automatique)
• Le meilleur fournisseur est proposé à l’utilisateur (tâche automatique)
• L’utilisateur valide ou choisit un autre fournisseur selon son besoin (meilleur prix, délai de livraison plus court…) (tâche manuelle)
• Pour chaque colis, le service de livraison choisi sera commandé et validé (tâche automatique)
• A la fin, chaque facture générée par le service choisi est enregistrée dans SAP (tâche automatique)
• Le fichier Excel contenant tous les détails d’exécution est envoyé par mail à l’utilisateur responsable (tâche automatique)

Le palmarès du Hackathon

A l’unanimité du jury composé d’expert du Co-Innovation Lab SAP, c’est l’équipe #hAxysNeo qui accroche la première place de ce Hackathon !

La pertinence du cas d’emploi est saluée par le jury, et notre scénario offre des résultats extrêmement probants :

• Temps d’exécution du process avant automatisation (as-is process) : 25 minutes en moyenne.
• Temps du process après automatisation (to-be process) : quelques secondes à 2 minutes en moyenne.